ERP -käyttöönotto etänä, neljä ohjetta

Julkaistu ensimmäisen kerran blog.ifs.com by Alain Lang.

Talouden taantuman aikana on tärkeämpää kuin koskaan, että yritykset ovat ketteriä ja sopeutuvat jatkuvasti muuttuviin olosuhteisiin. Covid-19 johdosta keskitytään entistä enemmän liiketoiminnan sietokyvyn kehittämiseen, kun yritykset etsivät vankkoja ja joustavia työkaluja, jotka auttavat niitä olemaan tehokkaampia ja kasvamaan riippumatta vallitsevasta epävarmasta tilanteesta. Etänä toteutettavien ERP -implementaatioiden avulla yritykset voivat jatkaa digitaalista muutosmatkaansa ja varmistaa, että ne ovat valmiita menestymään, kun sen aika tulee.

Jotkut yritykset pelkäsivät, etteivät ne pystyisi hallitsemaan IT -projektejaan ilman fyysistä läsnäoloa paikan päällä. Kokemus on kuitenkin osoittanut, että näin ei ole. Jopa monimutkaiset hankkeet, kuten ERP -käyttöönotto, voidaan toteuttaa ilman paikallaoloa.

ERP -käyttöönottoa ei tietenkään voida siirtää virtuaaliseen tilaan ilman tarvittavia muutoksia. Mutta jos yritykset kiinnittävät huomiota muutamaan keskeiseen kohtaan, ne voivat toteuttaa ERP-projektin suunnitelmien mukaisesti ilman henkilökohtaisia tapaamisia ja tukea paikan päällä. IFS, maailmanlaajuinen yrityssovellusten toimittaja, tarjoaa neljä vinkkiä onnistuneeseen etäkäyttöönottoprojektiin.

1. Digitaalinen ajattelutapa

Digitaalinen muutos alkaa mielessä – ei ainoastaan ”etätyöt kotona”-mentaliteetin vuoksi, vaan pysyäkseen mukana jatkuvassa teknologian muutoksessa, jota koemme päivittäin. Työntekijät, joilla on digitaalinen ajattelutapa, eivät ole vain avoimia uusille tekniikoille, vaan he ovat ketteriä ja sopeutuvat nopeasti uusiin prosesseihin. He ovat myös erittäin tietoisia digitalisaation tarjoamista upeista mahdollisuuksista sekä työ- että yksityiselämässä. Työntekijöille, jotka omaksuvat digitaalisen ajattelutavan, motto on ”digilähtöisyys”. He ovat siksi välttämättömiä etätoteutukselle, ja yritysten tulisi edistää näitä työntekijöitä koko organisaatiossa ja hyödyntää kohdennetusti heidän tietämystään, taitojaan ja halukkuuttaan osallistua.

2. Oikeat yhteistyövälineet

Toimittajien ja yritysten tulisi varhaisessa vaiheessa yhdessä harkita, mitkä tekniset työkalut ovat välttämättömiä, jotta asianosaiset voivat toteuttaa hankkeen onnistuneesti kaikissa vaiheissa. Tämä sisältää sopivat viestintä- ja yhteistyövälineet virtuaalisten kokousten ja koulutuksen helpottamiseksi sekä tarvittavien asiakirjojen ja sisällön jakamiseksi. Näiden työkalujen, jotka toimivat sekä konsulttien että asiakkaiden keskuksena, tulisi olla intuitiivisesti käyttökelpoisia. Jos oikeat tekniset edellytykset ja raamit ovat saatavilla hankkeen alusta asti, sidosryhmät voivat keskittyä täysin tehtäviinsä ja varmistaa sujuvan toteutuksen.

3. Virtuaaliset koulutukset

Oikeiden virtuaalityökalujen avulla kokoukset, koulutus ja työpajat voidaan toteuttaa etänä ilman ongelmia. Jotta kaikki osallistujat pysyvät tuottavina näytön edessä, koulutusjaksot on pidettävä lyhyinä ja ytimekkäinä sekä säännölliset tauot on suunniteltava. Järjestäjien tulisi myös varata riittävästi aikaa selityksille alustan vaihtamisesta ja uuden tekniikan/järjestelmien tehokkaasta käytöstä. Jotta verkkokoulutus sujuisi sujuvasti, moderaattori voi myös tarjota tukea ohjaamalla osallistujia koulutuksen läpi ja auttamalla organisaatiokysymyksissä reaaliajassa.

4. Varmista tiivis yhteistyö

Koska henkilökohtaisia tapaamisia ei ole, kaikkien osapuolten jatkuva läheinen kuuleminen on ratkaisevan tärkeää. Tehokas viestintä on avainasemassa projektin koordinoimiseksi ja mahdollisten ongelmien selvittämiseksi. Vaikka tehokas aikajana ja rakenne olisi olemassa, on tärkeää tukea tätä luotettavalla suhteella, joka perustuu säännölliseen ja rehelliseen viestintään. Säännöllisten videoneuvottelujen järjestäminen, joissa projektin sidosryhmät voivat jopa nähdä toistensa elämän kotona, voi myös luoda henkilökohtaisemman suhteen.

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Tutustu myös lisää Aveson IFS ERP -palveluihin.